El registro de jornada es obligatorio en España para todas las empresas, sin importar su tamaño ni el sector. Lo que cambia de una a otra no es la obligación, sino lo difícil que resulta cumplirla cuando el sistema que usas es una hoja de cálculo.
Este artículo resume, sin tecnicismos, lo que se espera de una pyme. No sustituye a un asesoramiento concreto sobre tu caso, pero sirve para saber si vas bien encaminado.
Qué hay que registrar
La obligación es sencilla de enunciar: la empresa debe registrar el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, día a día.
De ahí se derivan tres consecuencias que a menudo se pasan por alto:
- El registro es diario y por persona, no un resumen mensual.
- Debe reflejar la jornada real, no la teórica del contrato.
- Tiene que existir también para quien trabaja a distancia o fuera de la oficina.
Cuánto tiempo hay que conservarlo
Los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
Esto es lo que hace inviables muchas soluciones caseras. Una hoja de cálculo que se sobrescribe cada mes cumple el papel el primer día y deja de cumplirlo en cuanto alguien pide el histórico.
Lo que suele mirar una inspección
Por experiencia, las peticiones se repiten bastante:
- El registro completo de un periodo concreto, normalmente varios meses seguidos.
- Las correcciones. Si un fichaje se modificó, qué decía antes, qué dice ahora y quién lo cambió.
- La coherencia con las nóminas y con las horas extra declaradas.
- La accesibilidad: que la persona trabajadora pueda consultar su propio registro.
El punto dos es el que más problemas da. No es ilegal corregir un fichaje —a veces alguien olvida marcar la salida—, pero sí es un problema no poder demostrar qué se corrigió y por qué.
Una corrección documentada es normalidad. Una corrección invisible es un agujero.
Errores frecuentes en empresas pequeñas
- Fichar por otra persona. Si el sistema lo permite sin dejar rastro, el registro pierde valor probatorio.
- Registrar solo las horas totales del día, sin hora de entrada y de salida.
- No recoger las pausas cuando el convenio las trata de forma específica.
- Guardar todo en el ordenador de una sola persona, sin copia ni continuidad si esa persona se va.
Cómo lo resolvemos en OnTempo
Cuando diseñamos OnTempo partimos justo de esta lista. El fichaje se hace en un toque desde el móvil o el ordenador, cada registro queda sellado con su fecha y su hora, y cualquier corrección guarda el valor anterior junto con el nombre de quien la hizo.
Cuando alguien pide el histórico, el informe se descarga por persona y periodo, listo para presentar. No es más complicado que eso, y precisamente por eso funciona.
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